System rezerwacji dla salonu kosmetycznego. Jak wybrać

Na początku wystarcza zeszyt albo kalendarz w telefonie. Problem pojawia się wtedy, gdy usług przybywa. Każda z nich trwa inaczej. Manicure hybrydowy zajmuje inny slot niż uzupełnienie żelu, oczyszczanie wodorowe inny niż mezoterapia. Dochodzą do tego zabiegi z przerwą technologiczną, w trakcie której możesz przyjąć kogoś innego.

Zwykły kalendarz tego nie rozumie. Traktuje wizytę jak prostokąt na siatce godzin. System rezerwacji dla salonu wie, ile trwa konkretna usługa, kto ją wykonuje, w którym gabinecie i na jakim sprzęcie. Dzięki temu klient widzi terminy, które naprawdę da się zrealizować, nie takie, które później musisz odwoływać.

Druga rzecz to pamięć. Po pół roku pracy nikt nie pamięta, jakiego preparatu użył u konkretnej osoby przy poprzedniej wizycie ani jak zareagowała jej skóra. Zeszyt tego nie podpowie w momencie, w którym klient siada w fotelu.

Listy funkcji w cennikach potrafią przytłoczyć. Potrzeby salonu kosmetycznego są jednak dość konkretne, bo wynikają z długich usług, powtarzalnych serii oraz ograniczonej liczby gabinetów i sprzętu.

W kosmetyce klient wraca po efekt, nie po pojedynczą wizytę. Dlatego karta klienta jest tu ważniejsza niż sam kalendarz. Widzisz, co było robione ostatnim razem, jakiego preparatu użyto oraz jak wyglądała skóra przed serią i po niej.

Zdjęcia przed i po robią przy okazji drugą robotę. Pokazują klientowi postęp, którego on sam często nie zauważa, bo patrzy w lustro codziennie. To najuczciwszy argument za dokończeniem serii, jaki masz.

Kosmetyka sprzedaje się seriami. Sześć zabiegów depilacji, cztery mezoterapie, pakiet oczyszczania co trzy tygodnie. Papierowa karteczka z pieczątkami działa dokładnie do momentu, w którym klient jej nie zgubi.

Karnet w systemie odlicza się sam. Widzisz, ile zabiegów zostało, kiedy była poprzednia wizyta i czy klient wypadł w połowie serii. To ostatnie jest cenniejsze, niż się wydaje, bo osoba, która przerwała serię, to najprostszy telefon do wykonania w wolny czwartek.

Przy zajęciach cyklicznych i wydarzeniach grupowych działa to podobnie. Jeden termin, wiele osób zapisanych, limit miejsc pilnowany przez system.

Modele rozliczeń są w praktyce dwa. Pierwszy to abonament, w którym płacisz stałą kwotę. Każda rezerwacja jest wtedy po prostu Twoja. Drugi to prowizja, w której oddajesz procent od wizyt, także tych, które i tak zrobiłby stały klient. W branży, w której ta sama osoba wraca kilkanaście razy w roku, płacenie za jej pozyskanie przy każdej wizycie zwyczajnie się nie broni.

Drugie pytanie brzmi, czyj jest klient. Sam marketplace nie jest niczym złym, bo to dodatkowe źródło nowych osób. Problem zaczyna się wtedy, gdy staje się jedyną drogą do Twojego salonu. Twój stały klient wraca przez cudzą aplikację i widzi obok konkurencję. Kontakt do niego bywa schowany za platformą. Zanim wybierzesz system, sprawdź dwie rzeczy. Czy możesz w każdej chwili wyeksportować całą bazę oraz czy klienci mogą umawiać się do Ciebie bezpośrednio, Twoimi kanałami, nie tylko przez platformę.

Pusty gabinet o umówionej godzinie boli w kosmetyce podwójnie, bo zabiegi są długie. Jedna nieobecność potrafi wyrwać z dnia dwie godziny, których nikt już nie kupi. Większość takich sytuacji to zwykłe zapominalstwo, więc i rozwiązanie jest prozaiczne.

Przypomnienie wysyłane wtedy, kiedy sam ustawisz. SMS, mail albo wiadomość w czacie w aplikacji dla osób, które z niej korzystają. Do tego możliwość potwierdzenia lub przełożenia terminu jednym kliknięciem. Wszystko dzieje się automatycznie, według reguł ustawionych raz.

Na odwołane terminy odpowiada lista rezerwowa. Klienci, którzy chcą przyjść wcześniej, dostają powiadomienie o zwolnionym oknie i przejmują je, zanim zdążysz o tym pomyśleć.

W aplikacji Vizyto mieszka Vizzy, asystent, z którym rozmawiasz jak z człowiekiem. Mówisz albo piszesz „przesuń Anię na czwartek na 15”, „ile zarobiłem w tym tygodniu” czy „kto przychodzi jutro po południu”. Vizzy sprawdza kalendarz i robi swoje. Między zabiegami, z telefonu, bez klikania po menu.

Druga część układanki to połączenia, których nie możesz odebrać, bo właśnie pracujesz przy kliencie. Tu wchodzi Asystent telefoniczny Vizyto, który właśnie wdrażamy. Telefon odbiera za Ciebie Vizzy. Rozmawia po polsku, sprawdza wolne terminy, umawia wizytę i wysyła Ci podsumowanie. Klient załatwia sprawę od razu, zamiast dzwonić do następnego salonu z mapy.

Wdrożenie systemu rezerwacji brzmi jak projekt. W praktyce to cztery kroki, które przejdziesz samodzielnie, z telefonu.